sözleşme takip sistemi
Hazır bir belge arşivi satmıyoruz. Yenileme tarihi, fesih bildirimi, yükümlülük, onay ve sorumlu bilgisini mevcut satın alma, hukuk ve operasyon çalışma biçiminizle birleştiren özel takip altyapısını tasarlıyoruz.
WhatsApp'tan ulaşın
Neyi çözüyoruz
Sözleşmenin tarafı, süresi, bildirim eşiği, sorumlusu ve ilgili iş kaydını tek bir takip bağlamında görünür kılın.
Yenileme veya fesih kararından önce gerekli hukuk, satın alma, finans ve operasyon incelemelerini doğru kişiye yönlendirin.
Yükümlülük, ek protokol ve karar kanıtını yalnızca dosyada değil, ilgili aksiyonun yanında izlenebilir tutun.
Sözleşme imzalandıktan sonra kritik bilgiler çoğu zaman imza sayfasında değil, ileride doğacak işlerde anlam kazanır. Fesih bildirimi için kalan süre, fiyat güncellemesinin dayanağı, asgari alım taahhüdü, teminatın geçerliliği ya da hizmet seviyesinin nasıl ölçüleceği; satın alma, hukuk ve operasyon ekipleri için farklı anlarda önem kazanır. Bu bilgiler yalnızca PDF içinde veya bir kişinin notunda kaldığında, ekip çoğu zaman ancak süre yaklaştığında aramaya başlar.
Appsoni'de sözleşme takip sistemini genel bir arşiv paketi olarak ele almayız. Önce hangi sözleşmenin hangi kararı tetiklediğini, hangi tarihin gerçekten kritik olduğunu ve her adımın kimde sonuçlanması gerektiğini anlarız. Sonra belgeyi, sorumluyu ve karar kaydını mevcut çalışma düzeninize bağlayan özel bir altyapı kurarız. Amaç daha çok bildirim göndermek değil; doğru kişiye doğru bağlamı yeterince erken ulaştırmaktır.
Bir tedarikçi sözleşmesinin yenilenmesi, çoğu zaman yalnızca hukuk ekibinin işi değildir. Satın alma fiyat ve hizmet koşullarını, operasyon kullanım deneyimini, finans bütçe etkisini değerlendirmek isteyebilir. Sözleşme kaydında taraf, başlangıç-bitiş tarihi, bildirim eşiği ve ilgili belge bağlantısının yanında bu incelemeler için gereken iş bağlamı da görünür olduğunda, karar yeniden e-posta ile toplanmaz.
Satın alma talep ve onay otomasyonu ile yeni alım veya yenileme kararındaki teklif, yetki ve sipariş adımlarını; ERP entegrasyonu ile de tedarikçi, maliyet merkezi ya da ilgili işlem bilgisini güvenilir kaynağından bağlamak mümkün olabilir. Hangi verinin sadece görünür olacağı, hangisinin kararın asıl kaynağı olduğu baştan açıkça tanımlanır.
Takvim hatırlatması yararlıdır; ancak tek başına yeterli değildir. Bildirim süresinden önce hangi fiyat listesi, performans kaydı veya ek protokol incelenecek; kim görüş bildirecek; hangi karar onaylanacak? Bu sorular belirsizse hatırlatma yeni bir e-posta trafiği başlatır, fakat işi tamamlamaz.
Bu nedenle yaklaşan her eşik için gerekli bağlamı ve sorumlu aksiyonu birlikte tasarlarız. Örneğin kritik bir tedarik sözleşmesinde önce operasyon geri bildirimi, ardından bütçe ve yetki incelemesi istenebilir. Sözleşme metninden alan veya madde bilgisi çıkarmak gerektiğinde doküman işleme otomasyonu ile belgeyi kontrollü biçimde hazırlığa dahil etmek mümkündür. Belirsiz madde veya istisna varsa nihai yorum ve onay insanlarda kalır.
İlk görüşmede tüm arşivinizi taşımayı önermeyiz. Yakın zamanda yenilenmesi zorlaşan veya koşulu sonradan fark edilen tek bir sözleşmeyi anlatın; ekipleri gereksiz bildirimlere boğmadan ilk görünürlük ve aksiyon akışını birlikte belirleyelim.
Sık sorulan sorular
Hayır. Dosyanın nerede saklandığı önemlidir, ancak tek başına yeterli değildir. Önce sözleşmeden doğan yenileme, bildirim, fiyat güncellemesi, teminat veya hizmet seviyesi gibi hangi işlerin takip edilmesi gerektiğini belirler; dosyayı bu aksiyonların bağlamına bağlarız.
Gerekmez. Tedarikçi çerçeve sözleşmesi, müşteri hizmet sözleşmesi, kira sözleşmesi veya gizlilik sözleşmesi farklı risk, süre ve sorumluluk taşır. Kategoriye göre gerekli alanları, hatırlatma eşiğini ve karar sahiplerini birlikte seçeriz.
Otomatik yenileme kararı vermeyiz. Yaklaşan eşik için gerekli bilgiyi ve inceleme görevini hazırlayabiliriz; fiyat, performans, bütçe ya da hukuki koşul değerlendirmesi gerektiğinde yetkili kişinin açık onayı akışta kalır.
Teknik erişim ve veri kalitesi uygun olduğunda çalışabilir. Sözleşmenin dosya kaynağı, tedarikçi veya müşteri kartı, satın alma siparişi ve maliyet merkezi gibi bilgilerin nerede güvenilir tutulduğunu birlikte belirler; asıl kaydı çoğaltmadan gerekli bağlantıyı kurarız.
