Müşteri sipariş formlarını elle girmeyi bitirin; dakikalar içinde ERP'ye işleyen hatasız veri hattı kurun.

B2B Sipariş Girişinde Manuel Hatayı ve Zaman Kaybını Sıfırlayan Akıllı Form İşleme Mimarisi

B2B çalışan endüstriyel üreticiler, yapı market distribütörleri, kimya sanayicileri ve toptan dağıtım şirketleri her gün yüzlerce bayiden ve kurumsal müşteriden sipariş formu alır. Ancak her müşterinin sipariş gönderme alışkanlığı birbirinden farklıdır: kimi kendi muhasebe programından PDF döküm alır, kimi Excel tablosu gönderir, kimi ise basılı sipariş formunu kaşeleyip imzaladıktan sonra taratarak e-posta ekinde iletir.

Satış destek departmanları, iş gününün 4 ila 6 saatini bu evraklara bakıp ERP ekranına ürün kodlarını, miktarları, teslimat adreslerini ve vade notlarını satır satır girmekle tüketir. Elle yapılan girişlerde yaşanan küçük bir harf veya adet hatası (örneğin 10 koli yerine 100 koli girilmesi, yanlış teslimat deposunun seçilmesi ya da güncel olmayan eski iskonto oranının uygulanması), hatalı sevkiyatlara, iade navlun maliyetlerine ve ciddi ticari anlaşmazlıklara yol açar.

Sipariş formu otomasyonu teklif al araştırması yapan işletmeler için Appsoni; dağınık kanallardan gelen sipariş formlarını bilgisayarlı görü ve OCR ile okuyan, ERP cari ve stok kartlarıyla çapraz doğrulayan, kredi limitini anlık denetleyen ve hatasız satış siparişi fişi oluşturan terzi usulü kurumsal veri boru hatları (data pipelines) geliştirir.

---

Sipariş Formu Ayrıştırma ve ERP Satış Siparişi Aktarım Akışı

Uçtan uca geliştirdiğimiz kurumsal sipariş altyapısı, 5 aşamalı kural denetimi ve güvenlik süzgecinden geçer:

[Sipariş Kanalları] (Kurumsal E-posta / B2B Web Formu / SFTP / Faks Tarama Klasörü)
                             │
                             ▼
     [Belge Alım, Güvenlik ve Ön İşleme Katmanı]
     ├─ Dosya Bütünlüğü: sha256_dosya_hash ile mükerrer sipariş tespiti
     ├─ Belge Türü Doğrulama: Vektörel PDF, Taranmış TIFF, JPEG, XLSX ayrıştırma
     └─ Görüntü İyileştirme: Deskew (eğrilik düzeltme), Denoise, Otomatik Çevirme
                             │
                             ▼
     [Çok Katmanlı OCR ve Tablo Ayrıştırma Motoru]
     ├─ Belge Başlığı: Müşteri VKN/TCKN, Unvan, Sipariş Tarihi, Talep Edilen Teslim
     ├─ Satır Kalemleri: Ürün Açıklaması, Miktar, Birim, Birim Fiyat, İskonto
     └─ Dip Toplamlar: Ara Toplam, KDV Tutarı, Genel Sipariş Tutarı
                             │
                             ▼
     [İş Kuralları ve Çapraz Doğrulama Motoru]
     ├─ Cari Eşleştirme: VKN -> ERP Cari Hesap Kartı (Logo CLCARD / Mikro CARI)
     ├─ Akıllı Stok Eşleme: Çapraz Kod Matrisi & Bulanık Metin (Fuzzy Matching)
     ├─ Ticari Kural Denetimi: Fiyat Listesi Kontrolü, İskonto Yetkisi, Asgari Sipariş Tutarı
     └─ Finansal Risk Denetimi: Açık Hesap Bakiyesi + Güncel Sipariş <= Kredi Limiti
                             │
                             ▼
     [Kalite Kapısı & ERP Sipariş Fişi Kaydı]
     ├─ Doğrulama Skoru >= %95: Otomatik ERP Satış Siparişi (Logo/Mikro/SAP)
     └─ İstisna Durumu (<%95 Güven veya Limit Aşımı): Satış Destek Şefi Onay Paneli

---

Veri Modeli ve Teknik Şema (50+ Benzersiz Veri Noktası)

Sipariş formu işleme sisteminin ilişkisel veritabanı şeması, REST/JSON parametreleri ve kurumsal doğrulama kuralları:

Tablo Adı	Teknik Alan Adı	Veri Tipi	Süreç ve Doğrulama Kuralı Açıklaması
siparis_belge	siparis_id_uuid	UUID	Her sipariş dokümanı için üretilen tekil global kimlik
siparis_belge	orijinal_dosya_adi	VARCHAR(255)	Müşterinin ilettiği ham sipariş formunun dosya adı
siparis_belge	sha256_dosya_hash	VARCHAR(64)	Aynı formun sehven birden çok kez işlenmesini engelleyen tekil hash
siparis_belge	dosya_boyutu_bytes	INT	Belge boyutu denetimi (Sistem kabul limiti: Azami 35 MB)
siparis_belge	toplam_sayfa_adedi	INT	Dokümanın toplam sayfa sayısı
siparis_belge	belge_gelis_kanali	VARCHAR(25)	'EMAIL_ATTACHMENT', 'SFTP_HOTFOLDER', 'PORTAL_UPLOAD', 'REST_API'
siparis_belge	belge_isleme_durumu	VARCHAR(20)	'KUYRUKTA', 'OCR_PARSE', 'KURAL_DENETIMI', 'ONAY_BEKLIYOR', 'ERP_AKTARILDI'
siparis_belge	ocr_guven_skoru	DECIMAL(5,2)	Karakter ve alan okuma ortalama güven oranı (%0.00 - %100.00)
siparis_belge	islem_suresi_ms	INT	Belgenin alınmasından ERP kaydına kadar geçen net süre (milisaniye)
siparis_baslik	musteri_vkn_tckn	VARCHAR(11)	Müşterinin 10 haneli VKN veya 11 haneli TCKN kimlik numarası
siparis_baslik	musteri_cari_kodu	VARCHAR(50)	ERP'deki eşleşen ana cari hesap kodu (Ör: '120.01.00492')
siparis_baslik	musteri_unvan	VARCHAR(200)	Sipariş formundaki resmi ticari unvan
siparis_baslik	musteri_siparis_no	VARCHAR(50)	Müşterinin form üzerinde belirttiği kendi iç sipariş/PO numarası
siparis_baslik	siparis_tarihi	DATE	Siparişin düzenlendiği tarih (Gelecek tarih kontrolü yapılır)
siparis_baslik	teslim_tarihi_talep	DATE	Müşterinin talep ettiği sevk tarihi (Sipariş tarihi <= Teslim tarihi)
siparis_baslik	teslimat_adresi_id	VARCHAR(50)	Müşterinin ERP'de kayıtlı birden fazla sevk adresinden eşleşeni
siparis_baslik	sevk_depo_kodu	VARCHAR(20)	Siparişin karşılanacağı fabrika veya ana ambar kodu (Ör: 'DEP_01_MERKEZ')
siparis_baslik	odeme_vadesi_gun	INT	Sözleşmeli ödeme vadesi (Ör: 30, 60, 90 gün)
siparis_baslik	odeme_plani_kodu	VARCHAR(30)	ERP ödeme planı eşleme parametresi (Ör: 'VADE_60_GUN')
siparis_baslik	doviz_cinsi	VARCHAR(3)	Para birimi standardı ('TRY', 'USD', 'EUR', 'GBP')
siparis_baslik	doviz_kuru	DECIMAL(18,6)	Sipariş anındaki Merkez Bankası efektif satış kuru
siparis_baslik	brut_toplam_tutar	DECIMAL(18,2)	Satır brüt tutarlarının toplamı
siparis_baslik	toplam_iskonto_tutar	DECIMAL(18,2)	Uygulanan toplam iskonto tutarı
siparis_baslik	toplam_kdv_tutar	DECIMAL(18,2)	Hesaplanan KDV toplamı
siparis_baslik	net_siparis_tutari	DECIMAL(18,2)	KDV ve iskontolar dahil genel sipariş net yekünü
siparis_satir	kalem_sira_no	INT	Sipariş formundaki satır sıra numarası (1, 2, 3...)
siparis_satir	ham_urun_aciklamasi	VARCHAR(255)	Müşterinin formda yazdığı orijinal ürün tanımı
siparis_satir	eslesen_stok_kodu	VARCHAR(50)	ERP stok kartı kodu (Ör: 'HAM_SAC_DKP_020')
siparis_satir	barkod_no_ean13	VARCHAR(14)	Okunan ürün EAN/GTIN barkod numarası
siparis_satir	eslesme_yontemi	VARCHAR(25)	'TAM_KOD', 'CAPRAZ_REFERANS', 'BARKOD', 'FUZZY_STRING', 'MANUEL'
siparis_satir	siparis_miktari	DECIMAL(14,3)	Sipariş edilen miktar (0'dan büyük olma zorunluluğu)
siparis_satir	birim_kodu	VARCHAR(10)	ERP ölçü birimi ('ADET', 'KG', 'METRE', 'KOLI', 'PALET')
siparis_satir	birim_fiyat	DECIMAL(18,4)	Satır birim satış fiyatı
siparis_satir	liste_birim_fiyati	DECIMAL(18,4)	ERP güncel fiyat listesindeki resmi birim fiyat
siparis_satir	iskonto_orani_1	DECIMAL(5,2)	1. kademe müşteri iskontosu (%)
siparis_satir	iskonto_orani_2	DECIMAL(5,2)	Varsa kampanya veya hacim iskontosu (%)
siparis_satir	kdv_orani	INT	Yasal KDV oranı (%1, %10, %20)
siparis_satir	satir_net_tutari	DECIMAL(18,2)	İskontolar düşülmüş KDV hariç satır net tutarı
siparis_satir	mevcut_stok_miktari	DECIMAL(14,3)	Ambar deposundaki anlık fiili/kullanılabilir stok miktarı
siparis_satir	stok_yetersiz_aksiyon	VARCHAR(20)	'KISMI_SIPARIS_AC', 'URUN_REZERVASYON', 'URETIM_IS_EMRI_TETIKLE'
siparis_risk	tanimli_kredi_limiti	DECIMAL(18,2)	Müşteriye tanımlı azami açık hesap borç tavanı
siparis_risk	guncel_bakiye_borc	DECIMAL(18,2)	Cari hesabın o andaki fiili borç bakiyesi
siparis_risk	bekleyen_siparis_tutari	DECIMAL(18,2)	Henüz faturalanmamış açık siparişlerin toplam riski
siparis_risk	kredi_limiti_asimi_var	BOOLEAN	(Bakiye + Açık Sipariş + Yeni Sipariş > Limit) ise TRUE döner
siparis_onay	onay_gereksinimi_var	BOOLEAN	Limit aşımı, fiyat farkı veya düşük güven skoru varsa TRUE
siparis_onay	onay_rolu	VARCHAR(30)	'SATIS_OPERASYON_SEFI', 'TICARI_DIREKTOR', 'CFO_RISK_KOMITESI'
siparis_onay	onaylayan_kullanici_id	VARCHAR(50)	Onayı veren şirket yetkilisinin kurumsal kullanıcı adı
siparis_onay	onay_red_nedeni	TEXT	Varsa revizyon talebi veya onay şartı notu
erp_entegrasyon	erp_hedef_sistem	VARCHAR(20)	'LOGO_TIGER', 'LOGO_GO3', 'MIKRO_FLY', 'SAP_S4HANA'
erp_entegrasyon	erp_aktarim_protokol	VARCHAR(20)	'LOGO_OBJECTS_DLL', 'MIKRO_COM_V16', 'SAP_RFC_BAPI', 'REST_API'
erp_entegrasyon	erp_siparis_guid	UUID	ERP veritabanında oluşan sipariş kaydının benzersiz GUID'i
erp_entegrasyon	erp_siparis_fis_no	VARCHAR(32)	ERP'nin atadığı resmi sipariş numarası (Ör: 'SIP2026-0008412')
erp_entegrasyon	erp_hata_kodu	VARCHAR(30)	Aktarım başarısız olursa ERP'nin döndürdüğü hata kodu
erp_entegrasyon	retry_deneme_adedi	INT	Geçici ağ kesintilerinde otomatik tekrar deneme sayısı (Azami: 3)
erp_entegrasyon	dlq_kuyruk_id	VARCHAR(50)	Kalıcı aktarım hatalarında RabbitMQ Dead-Letter-Queue takip no

---

Kurumsal ERP Entegrasyon Protokolleri ve Teknik Mimari

Appsoni olarak geliştirdiğimiz sipariş formu otomasyonu, mevcut kurumsal ERP altyapınızla tam entegre çalışır:

1. Logo Yazılım (Tiger 3 / Enterprise / GO 3)

• Bağlantı Katmanı: Logo Objects (LObjects.dll) kütüphanesi veya Logo REST Service.
• Kullanılan Nesneler: DataNew(doSalesOrder) üzerinden LG_XXX_01_ORFICHE (Sipariş Fişi Başlığı) ve LG_XXX_01_ORFLINE (Sipariş Satırları).
• Veri Doğrulaması: Sipariş fişi oluşturulurken cari kart (LG_XXX_CLCARD), ambar stok durumları (LG_XXX_01_GNTOTST) ve döviz kurları anlık teyit edilir.

2. Mikro Yazılım (Mikro Fly / Mikro Jump)

• Bağlantı Katmanı: Mikro COM Server (V16/V17 ActiveX DLL) veya doğrudan güvenli SQL Stored Procedure / View mimarisi.
• Kullanılan Tablolar: SIPARISLER ve SIPARIS_HAREKETLERI.
• Özellikler: Normal sipariş, proforma sipariş veya fason sipariş türleri otomatik ayrıştırılır; parti/lot no ve depo parametreleri satır bazında doldurulur.

3. SAP ERP (ECC 6.0 / SAP S/4HANA)

• Protokol: RFC (Remote Function Call) üzerinden BAPI_SALESORDER_CREATEFROMDAT2.
• Veri Yapıları: ORDER_HEADER_IN (Satış organizasyonu, dağıtım kanalı, bölüm, sipariş türü TA/OR) ve ORDER_ITEMS_IN (Malzeme numarası, parti, sipariş miktarı).
• Hata Yönetimi: BAPIRET2 tablosundaki uygulama mesajları dinlenir; eksik alanlar kullanıcı arayüzünde görünür kılınır.

---

Güvenlik, Yerel Barındırma ve SLA Taahhütleri

1. On-Premise ve Yerel Ağda Çalışma: Sipariş formları, müşteri verileri ve ticari fiyat bilgileri asla genel bulut havuzlarına aktarılmaz. Sistem şirketinizin kendi fiziksel sunucusunda veya özel sanal sunucusunda Linux Ubuntu 24.04 üzerinde Docker container olarak çalışır.
2. Rol Bazlı Yetki Yönetimi (RBAC): Satış temsilcisi yalnızca kendi bölgesindeki carilerin formlarını görebilirken, iskonto onay yetkisi Satış Müdürüne, kredi limit aşım onayı ise Finans Direktörüne aittir.
3. Yüksek İşlem Kapasitesi ve Hız: Tek bir sipariş formunun OCR ile taranması, veri modeline oturtulması ve ERP'ye aktarılması ortalama 45 saniye sürer. Sistem aynı anda 50 paralel belgeyi işleme kapasitesine sahiptir.
4. Denetim İzi (Audit Log): Her siparişin hangi e-postadan geldiği, kim tarafından onaylandığı, OCR güven skoru ve ERP kayıt numarası zaman damgasıyla (timestamp) veritabanında kalıcı olarak saklanır.

---

Sipariş Formu Otomasyonu İçin Teklif ve Keşif Süreci

İşletmenizin sipariş akışına özel terzi usulü otomasyon mimarisi kurmak için şu adımlarla ilerliyoruz:

1. Örnek Belge ve Süreç Analizi: Müşterilerinizden gelen 15-20 farklı örnek sipariş formunu, mevcut ERP sipariş süreçlerinizi ve onay kurallarınızı inceleriz.
2. Kapsam ve Mimari Tasarım: Hangi ERP protokolünün kullanılacağı, istisna ve onay senaryoları ile entegrasyon sınırları netleştirilir.
3. Şeffaf Adam/Gün ve Fiyat Teklifi: Gizli lisanslama maliyetleri veya koltuk başı artan aylık ücretler olmadan; anahtar teslim geliştirme, test ve devreye alma takvimi içeren net teknik teklif sunulur.
4. Geliştirme ve Canlıya Geçiş: Ortalama 3-4 haftalık geliştirme sürecinin ardından sistem test ortamında simüle edilir; pilot carilerle doğrulandıktan sonra tam otomasyonla canlıya alınır.