Kontrolsüz Satın Alma Talepleri ve Onay Kaosunu Mühendislikle Çözün
Orta ve büyük ölçekli işletmelerde, üretimden idari işlere, bilgi işlemden pazarlamaya kadar her departman günlük operasyonlarını sürdürmek için yüzlerce malzeme ve hizmet satın alma talebi açar. Ancak süreç standardize edilmediğinde; yöneticilerin e-posta kutularında kaybolan talepler, WhatsApp üzerinden yürütülen gayriresmi fiyat pazarlıkları, bütçe aşımına rağmen kesilen siparişler ve onay alınmadan yapılan yetkisiz alımlar şirketin kârlılığını doğrudan kemirir.
Satın alma ekipleri, hangi talebin ne kadar acil olduğunu bilemez; finans direktörleri ise onayladıkları harcamanın ilgili çeyreğin departman bütçesini aşıp aşmadığını ancak fatura ERP'ye girdiğinde fark eder.
Satın alma talep onay yazılımı firması arayışında olan kurumsal işletmeler için Appsoni; işletmenizin kurumsal imza yetkilerine, masraf merkezlerine ve ERP mimarinize tam entegre, denetlenebilir ve şeffaf bir satın alma talep onay altyapısı geliştirir.
Kurumsal Satın Alma Talep ve Onay Mimarisi
Appsoni'nin tasarladığı satın alma talep onay platformu, talebin açılışından ERP sipariş fişine kadar sıfır veri kaybıyla çalışır:
[Birim Talep Sahibi / Mobil PWA / Web Portal]
│ (Malzeme/Hizmet Seçimi, Miktar, Gerekçe, Termin, Şartname PDF)
▼
[Dinamik Kural ve Bütçe Kontrol Motoru]
│ ├─ Masraf Merkezi Bütçe Sorgusu (MM_710_URETIM / MM_720_PAZARLAMA)
│ ├─ Tutar ve Kategori Bazlı Onay Ağacı Belirleme
│ └─ Bütçe Aşım Bayrağı: IS_OVER_BUDGET (True / False)
▼
[Kademeli Onay Hiyerarşisi (SLA Takibi & Otomatik Eskalasyon)]
├─ L1: Departman Birim Yöneticisi (Harcama Gerekçesi Onayı)
├─ L2: Satın Alma Uzmanı (3 Teklif Matrisi & Tedarikçi Seçimi)
├─ L3: Satın Alma Müdürü (Fiyat, Vade ve Ticari Koşul Onayı)
├─ L4: CFO / Bütçe Direktörü (> 100.000 TL veya Bütçe Aşımı)
└─ L5: Genel Müdür (> 250.000 TL veya Yatırım Harcamaları)
│ (HMAC-SHA256 İmzalı E-Posta & Mobil Bildirim / 48 Saat SLA)
▼
[Redis Dağıtık Bütçe Kilidi & Idempotency Katmanı]
│ (Mükerrer Sipariş Oluşumunu %100 Engelleyen Tekil Talep Anahtarı)
▼
[RabbitMQ Asenkron Kuyruk (q.procurement.order.sync)]
│
├─ Logo ERP Sürücüsü: LObjects COM -> LG_XXX_01_ORFICHE / STLINE
├─ Mikro ERP Sürücüsü: Mikro API -> SIPARISLER / STOK_HAREKETLERI
└─ SAP Entegrasyon Sürücüsü: RFC/BAPI -> BAPI_PO_CREATE1
▼
[Tedarikçiye Otomatik e-Sipariş PDF İletimi & Mal Kabul Entegrasyonu]
Veritabanı Varlık Şeması ve Teknik Alan Tanımları
Sistem, ilişkisel veritabanı (PostgreSQL / MS SQL) üzerinde tam denetim izi (Audit Trail) sağlayan zengin veri yapılarıyla çalışır:
| Tablo / Varlık |
Teknik Alan Adı |
Veri Tipi ve Kısıt |
Açıklama ve İş Kuralları |
satinalma_talepleri |
talep_id |
UUID (PK) |
Sistem tarafından üretilen tekil talep referans kodu |
satinalma_talepleri |
talep_eden_sicil_no |
VARCHAR(20) |
Talebi açan personelin İK sicil numarası |
satinalma_talepleri |
masraf_merkezi_kodu |
VARCHAR(30) |
ERP masraf merkezi kodu (MM_710_FABRIKA, MM_720_SATIS) |
satinalma_talepleri |
butce_kalem_kodu |
VARCHAR(30) |
İlgili departmanın yıllık bütçe alt kırılım hesabı |
satinalma_talepleri |
oncelik_seviyesi |
ENUM |
DUSUK, NORMAL, ACIL, URETIM_DURUS_RISKI |
satinalma_talepleri |
termin_tarihi |
DATE |
Malzemenin veya hizmetin en geç sahada olması gereken tarih |
talep_kalemleri |
kalem_sira_no |
INT |
Talep içerisindeki sıra numarası (1, 2, 3...) |
talep_kalemleri |
stok_kodu |
VARCHAR(50) |
ERP stok kartı kodu (LG_001_ITEMS.CODE / STOK_KODU) |
talep_kalemleri |
talep_miktari |
DECIMAL(18,4) |
Talep edilen miktar (0'dan büyük olmalıdır) |
talep_kalemleri |
olcu_birimi |
VARCHAR(10) |
Ölçü birimi (ADET, KG, METRE, PAKET, SAAT) |
talep_kalemleri |
teknik_sartname_hash |
CHAR(64) |
Sisteme yüklenen şartname PDF dosyasının SHA-256 özeti |
tedarikci_teklifleri |
teklif_id |
UUID (PK) |
Satın alma uzmanının girdiği tedarikçi teklif tekil kimliği |
tedarikci_teklifleri |
tedarikci_vkn |
VARCHAR(11) |
Tedarikçi Vergi Kimlik Numarası (VKN / TCKN) |
tedarikci_teklifleri |
odeme_vadesi_gun |
INT |
Teklif edilen ödeme vadesi (Örn. 30, 60, 90 gün) |
tedarikci_teklifleri |
teslimat_incoterms |
VARCHAR(3) |
Uluslararası teslimat şekli (DAP, EXW, FOB, DDP) |
tedarikci_teklifleri |
kdv_tevkifat_kodu |
VARCHAR(10) |
GİB tevkifat kodu (601, 602 vb. ve tevkifat oranı) |
onay_tarihcesi |
onay_seviyesi |
VARCHAR(20) |
L1_BIRIM_MUDURU, L2_SATINALMA, L3_CFO, L4_GENEL_MUDUR |
onay_tarihcesi |
onay_durumu |
ENUM |
BEKLIYOR, ONAYLANDI, REDDEDILDI, REVIZE_ISTENDI |
onay_tarihcesi |
onay_tarih_saat |
TIMESTAMP WITH TZ |
Onay veya red işleminin kesin zaman damgası |
onay_tarihcesi |
red_gerekcesi_kodu |
VARCHAR(50) |
ERR_BUTCE_YETERSIZ, ERR_FIYAT_YUKSEK, ERR_TEKNIK_UYUMSUZ |
erp_entegrasyon_log |
erp_siparis_fis_no |
VARCHAR(30) |
ERP'de açılan resmi sipariş fiş numarası (SIP-2026-00941) |
Örnek Satın Alma Talep ve Onay JSON Veri Yükü
Onay adımları tamamlandığında satın alma motorunun ERP kuyruğuna ilettiği örnek veri yapısı:
{
"event_type": "PURCHASE_REQUEST_APPROVED_FOR_ERP_ORDER",
"idempotency_key": "IDEMP_PR_REQ_20261021_849201",
"talep_ozeti": {
"talep_id": "b3e94a12-8d94-4f9e-bc43-9821a7194012",
"talep_kodu": "PR-2026-0418",
"masraf_merkezi_kodu": "MM_710_URETIM",
"butce_kalem_kodu": "BT_2026_KIMYASAL_HAMMADDE",
"talep_eden": {
"sicil_no": "P04821",
"ad_soyad": "Ahmet Yılmaz",
"departman": "Üretim Planlama ve Operasyon"
},
"oncelik_seviyesi": "ACIL",
"uretim_is_emri_id": "IE_2026_0941",
"toplam_tahmini_tutar_tl": 142500.00
},
"secilen_tedarikci_teklifi": {
"teklif_id": "q-99120-ak-kimya",
"tedarikci_vkn": "0382910482",
"tedarikci_unvan": "Ak Kimya Hammadde San. ve Tic. A.Ş.",
"odeme_vadesi_gun": 60,
"teslimat_incoterms": "DAP",
"para_birimi": "TRY",
"toplam_net_tutar": 138000.00,
"kdv_tutari": 27600.00,
"kdv_tevkifat_orani": "0/10",
"genel_toplam": 165600.00
},
"kalemler": [
{
"kalem_sira_no": 1,
"stok_kodu": "HAM.KIM.0084",
"stok_adi": "Poliüretan Reçine Reaktif A Bileşeni",
"miktar": 2500.0,
"olcu_birimi": "KG",
"birim_fiyat": 55.20,
"para_birimi": "TRY",
"kdv_orani": 20
}
],
"onay_zinciri_tamamlanma": [
{
"seviye": "L1_BIRIM_MUDURU",
"onaylayan": "Kemal Demir (Fabrika Müdürü)",
"karar": "ONAYLANDI",
"tarih": "2026-10-21T09:14:22+03:00"
},
{
"seviye": "L2_SATINALMA_MUDURU",
"onaylayan": "Selin Kaya (Satın Alma Direktörü)",
"karar": "ONAYLANDI",
"not": "3 teklif incelendi, en düşük fiyat ve 60 gün vade avantajı seçildi.",
"tarih": "2026-10-21T11:32:05+03:00"
},
{
"seviye": "L3_CFO_FINANS",
"onaylayan": "Burak Özkan (Mali İşler Direktörü)",
"karar": "ONAYLANDI",
"tarih": "2026-10-21T13:45:10+03:00"
}
],
"erp_hedef": {
"sistem": "LOGO_TIGER",
"hedef_tablo": "LG_001_01_ORFICHE",
"is_emri_baglantisi": true
}
}
Hata Senaryoları, SLA Eşikleri ve İstisna Yönetimi
ERR_BUDGET_LIMIT_EXCEEDED (Departman Bütçe Aşımı İstisnası):
Talep tutarı, ilgili ay için tanımlanan masraf merkezi bütçesini aştığında sistem talebi reddetmez; ancak standart onay akışını keserek sürece doğrudan Mali İşler Direktörü (CFO) 'Bütçe Dışı Ek Harcama Onayı' adımını ekler.ERR_INSUFFICIENT_QUOTATION_COUNT (Eksik Teklif Kuralı):
Şirket satın alma politikasında belirlenen limitin (örneğin 50.000 TL) üzerindeki alımlarda sisteme 3 geçerli teklif girilmeden talep onay zincirine sunulamaz. Tek kaynak (Sole Supplier) durumunda satın alma uzmanı sistem üzerinden gerekçeli 'Tek Tedarikçi Muafiyet Belgesi' yüklemek zorundadır.ERR_APPROVAL_TIMEOUT_ESCALATION (SLA Zaman Aşımı ve Eskalasyon):
Bir onay basamağında 48 saat boyunca işlem yapılmadığında, sistem otomatik hatırlatma e-postası ve SMS gönderir. 72 saat dolduğunda talep hiyerarşik olarak bir üst yöneticiye eskale edilir; fabrika üretim duruş riski (URETIM_DURUS_RISKI) taşıyan taleplerde bu SLA 4 saate indirilir.ERR_ERP_VENDOR_TAX_NUMBER_MISMATCH (Tedarikçi Kart Uyuşmazlığı):
Seçilen tedarikçinin VKN numarası Logo/Mikro ERP cari kartlarında bulunamazsa, sistem arka planda bekletme kuyruğuna geçer ve muhasebe ekibine 'Yeni Cari Kart Açılış Görevi' tetikler. Cari kart ERP'de açıldığı an sipariş aktarımı otomatik tamamlanır.
Kurumsal Roller ve Operasyonel Sorumluluk Matrisi
| Rol |
Süreçteki Fonksiyon ve Sorumluluk |
Yetki ve Kontrol Mekanizması |
| Birim Talep Sahibi |
İhtiyaç duyulan teknik malzeme/hizmet talebini açmak, şartname ve termin belirlemek |
Kendi birimi için talep oluşturma ve anlık onay durumu izleme |
| Departman Birim Müdürü |
Talebin operasyonel gerekliliğini, miktarını ve aciliyetini onaylamak |
Birim bütçesi dahilindeki harcamalar için L1 Onay Yetkisi |
| Satın Alma Uzmanı |
Tedarikçilerden şartnameye uygun teklif toplamak, fiyat ve vade pazarlığı yapmak |
3 Teklif Karşılaştırma Matrisi oluşturma ve tedarikçi atama |
| Satın Alma Müdürü |
Tedarikçi seçimini, toplam maliyet analizi ve teslimat koşullarını onaylamak |
Tüm satın alma sözleşmeleri ve L2 Onay Yetkisi |
| Mali İşler Direktörü (CFO) |
Şirket nakit akışı, ödeme vadeleri ve çeyreklik departman bütçelerini denetlemek |
Bütçe aşan veya 100.000 TL üzeri harcamalarda L3 Onay Yetkisi |
| Genel Müdür (CEO) |
Yıllık yatırım bütçesi (CAPEX) ve stratejik yüksek hacimli alımları onaylamak |
250.000 TL üzeri veya olağan dışı harcamalarda Nihai Onay |
5 Aşamalı Anahtar Teslim Proje Yol Haritası
| Faz |
Kapsam ve Yapılacak Mühendislik Çalışmaları |
Süre |
Teslim Çıktısı ve Kabul Belgesi |
| 1. Süreç ve Hiyerarşi Analizi |
Mevcut imza sirküleri, onay limitleri, masraf merkezleri ve tedarikçi süreçlerinin modellenmesi |
4 Gün |
Satın Alma Süreç Haritası & Yetki Matrisi |
| 2. Dinamik Kural ve Onay Motoru |
Çok seviyeli onay akışlarının, bütçe kontrol algoritmalarının ve PWA arayüzlerinin kodlanması |
8 Gün |
Onay Motoru Fonksiyonel Test Paketi |
| 3. ERP Çift Yönlü Entegrasyonu |
Logo, Mikro veya SAP üzerinde stok kartı, cari hesap ve sipariş fişi sürücülerinin kurulması |
6 Gün |
ERP Entegrasyon Doğrulama Raporu |
| 4. UAT ve Simülasyon Testleri |
Farklı departman senaryoları, acil durum eskalasyonları ve bütçe aşım simülasyonları |
3 Gün |
Kullanıcı Kabul Testi (UAT) Onay Formu |
| 5. Canlı Devreye Alma & Eğitim |
Canlı sistem geçişi, birim sorumlularına ve satın alma ekibine eğitim, 7/24 SLA başlangıcı |
2 Gün |
Canlı Devreye Alma ve Sistem Kabul Tutanağı |
Şirketinizin Satın Alma Süreçlerini Güvenle Dijitalleştirin
Satın alma taleplerinizi kişilerin inisiyatifinden çıkarıp kurumsal kurallarla çalışan dijital bir sisteme bağlamak, bütçe aşımlarını önlemek ve onay süreçlerinizi hızlandırmak için Appsoni mühendislik ekibiyle iletişime geçin. Şirketinizin onay akışını ve ERP altyapısını birlikte inceleyelim.
