Tedarikçi PDF faturalarını elle girmeyi bırakın; satır satır ayrıştırıp ERP'ye işleyen akıllı veri hattı kurun.

Muhasebede Manuel Veri Girişini Bitiren Akıllı PDF Fatura İşleme Hattı

Günde onlarca veya ayda binlerce tedarikçi faturası alan şirketlerde en büyük operasyonel darboğaz fatura girişleridir. Farklı tedarikçilerin kendi ERP sistemlerinden çıkardığı PDF faturaların her biri farklı bir görsel mizanpaja, farklı tablo yerleşimine ve farklı yazı tiplerine sahiptir.

Muhasebe uzmanları saatlerce PDF belgesini bir ekranda, ERP ekranını diğer ekranda açarak fatura numarasını, VKN'yi, 20-30 satırlık ürün kalemlerini, tevkifat kesintilerini ve KDV oranlarını elle kopyalayıp yapıştırır. İnsan yorgunluğuna bağlı yapılan tek bir basamak hatası bile şirketlerin KDV beyannamelerinde uyuşmazlığa, haksız KDV iadesi cezalarına ve tedarikçi cari mutabakatlarında haftalar süren hesap krizlerine yol açar.

PDF fatura veri işleme otomasyonu geliştiren Appsoni; kurumsal e-posta gelen kutusundan (IMAP/Graph API) veya SFTP klasöründen PDF'leri otomatik toplayan, yapay zeka destekli OCR motoruyla satır satır veriyi yapılandıran ve kurumsal ERP'nize hatasız işleyen güvenli veri işleme boru hatları (data pipelines) inşa eder.

---

PDF Fatura İşleme ve ERP Aktarım Mimarisi

Uçtan uca tasarladığımız fatura işleme boru hattı 5 kademeli güvenlik ve doğrulama katmanından oluşur:

[Fatura Kaynakları] (E-posta Gelen Kutusu / Web Portalı / SFTP Klasörü / Tarayıcı)
                             │
                             ▼
     [Belge Alma, Ayrıştırma ve Ön İşleme Katmanı]
     ├─ Hash Kontrolü: sha256_dosya_hash (Mükerrer Belge Önleme)
     ├─ Belge Türü Doğrulama: PDF, TIFF, JPEG ayrıştırma
     └─ Görüntü İyileştirme: Deskew, Denoise, Otomatik Döndürme (90/180/270°)
                             │
                             ▼
     [Çok Katmanlı OCR ve LLM Tablo Çıkarım Motoru]
     ├─ Başlık Alanları: VKN, Unvan, Fatura No, ETTN, Fatura Tarihi, Vade
     ├─ Satır Kalemleri: Stok Adı, Miktar, Birim, Birim Fiyat, İskonto, KDV
     └─ Dip Toplamlar: Matrah, KDV Tutarı, Tevkifat Tutarı, Genel Toplam
                             │
                             ▼
     [İş Kuralı ve Mevzuat Denetim Motoru]
     ├─ Matematiksel Sağlama: Satır Toplamı == Dip Toplam (±0.05 TL Tolerans)
     ├─ GİB Tevkifat Matrisi Kontrolü (601-627 kodları ve oran doğrulama)
     ├─ ERP Tedarikçi Cari Eşleme (VKN -> Cari Hesap Kartı)
     └─ Akıllı Stok Kod Eşleme: Fuzzy Matching & Vektörel Benzerlik
                             │
                             ▼
     [Kalite Kapısı & ERP Aktarımı]
     ├─ Güven Skoru >= %95: Otomatik ERP Alış Faturası Girişi (Logo/Mikro/SAP)
     └─ Güven Skoru < %95 veya Eşleşmeyen Stok: Muhasebeci Hızlı Onay Paneli

---

Veri Modeli ve Teknik Şema (50+ Benzersiz Veri Noktası)

Fatura işleme motorunun veritabanı şeması, parametreleri ve denetim kuralları:

Tablo Adı	Teknik Alan Adı	Veri Tipi	Süreç ve Mevzuat Kuralı Açıklaması
fatura_belge	belge_id_uuid	UUID	Yüklenen belgenin global benzersiz tekil kimliği
fatura_belge	orijinal_dosya_adi	VARCHAR(255)	Sisteme gelen PDF dosyasının ham adı
fatura_belge	sha256_dosya_hash	VARCHAR(64)	Aynı dosyanın ikinci kez işlenmesini önleyen tekil hash
fatura_belge	dosya_boyutu_bytes	INT	Belge dosya boyutu (Azami limit: 25 MB)
fatura_belge	toplam_sayfa_adedi	INT	PDF dokümanının sayfa sayısı
fatura_belge	belge_gelis_kanali	VARCHAR(20)	'IMAP_EMAIL', 'PORTAL_UPLOAD', 'SFTP_WATCHER', 'SCANNER_HOTFOLDER'
fatura_belge	belge_isleme_durumu	VARCHAR(20)	'KUYRUKTA', 'OCR_CALISIYOR', 'DOGRULANDI', 'ONAY_BEKLIYOR', 'ERP_AKTARILDI'
fatura_baslik	tedarikci_vkn_tckn	VARCHAR(11)	Tedarikçinin 10 haneli Vergi Kimlik No veya TCKN
fatura_baslik	tedarikci_unvan	VARCHAR(150)	Tedarikçinin resmi ticari unvanı
fatura_baslik	fatura_seri_sira_no	VARCHAR(16)	GİB formatında 16 haneli fatura no (ör. 'GIB2026000004128')
fatura_baslik	ettn_fatura_guid	UUID	Evrensel Tekil Tanımlayıcı (ETTN GUID)
fatura_baslik	fatura_tarihi	DATE	Faturanın düzenlendiği resmi tarih
fatura_baslik	odeme_vadesi_tarihi	DATE	Faturada belirtilen son ödeme günü
fatura_baslik	para_birimi_iso	VARCHAR(3)	'TRY', 'USD', 'EUR'
fatura_baslik	fatura_doviz_kuru	DECIMAL(12,4)	Faturada belirtilen veya TCMB döviz alış kuru
fatura_baslik	toplam_matrah_try	DECIMAL(18,2)	KDV hariç toplam vergi matrahı
fatura_baslik	toplam_kdv_tutari	DECIMAL(18,2)	Faturada tahakkuk eden toplam KDV
fatura_baslik	tevkifat_kodu_gib	VARCHAR(4)	GİB Tevkifat Kodu (ör. '601', '603', '617')
fatura_baslik	tevkifat_tutari	DECIMAL(18,2)	Alıcı tarafından tevkif edilen KDV tutarı
fatura_baslik	odenecek_genel_toplam	DECIMAL(18,2)	Tedarikçiye ödenecek net tutar
fatura_satir	satir_id_guid	UUID	Fatura satır kaleminin tekil referansı
fatura_satir	satir_sira_no	INT	Faturadaki satır sıra numarası (1, 2, 3...)
fatura_satir	tedarikci_urun_kodu	VARCHAR(50)	Tedarikçinin kendi stok kodu
fatura_satir	tedarikci_urun_adi	VARCHAR(255)	Faturadaki satır metin açıklaması
fatura_satir	eslesen_erp_stok_id	VARCHAR(35)	Eşleşen kurumsal ERP stok kodu
fatura_satir	fatura_miktari	DECIMAL(12,4)	Satırdaki teslim edilen miktar
fatura_satir	olcu_birimi_iso	VARCHAR(10)	'C62' (Adet), 'KGM' (Kilogram), 'MTR' (Metre)
fatura_satir	birim_fiyat_tutar	DECIMAL(18,4)	Satır birim fiyatı
fatura_satir	satir_iskonto_tutari	DECIMAL(18,2)	Varsa satır bazlı iskonto tutarı
fatura_satir	kdv_orani_yuzde	INT	%1, %10, %20 oranları
fatura_satir	satir_net_tutari	DECIMAL(18,2)	Miktar * Birim Fiyat - İskonto
ocr_denetim	ocr_motoru_adi	VARCHAR(25)	'TESSERACT_OCR_V5', 'AWS_TEXTRACT', 'CUSTOM_LAYOUTLM'
ocr_denetim	karakter_guven_skoru	DECIMAL(5,2)	OCR algılama güven skoru (%0.00 - %100.00)
ocr_denetim	bounding_box_koordinat	VARCHAR(50)	Metnin sayfadaki piksel koordinatları (X1,Y1,X2,Y2)
ocr_denetim	matematiksel_dogrulama	BOOLEAN	Kalem toplamları ile dip toplam uyumlu mu?
ocr_denetim	kurus_sapma_farki	DECIMAL(6,4)	Yuvarlama farkı (Azami tolerans: ±0.05 TL)
erp_kayit_log	erp_kayit_id	BIGINT	ERP aktarım log numarası
erp_kayit_log	erp_hedef_tablo	VARCHAR(30)	'LG_XXX_INVOICE', 'FATURALAR', 'OINV'
erp_kayit_log	erp_olusan_fis_no	VARCHAR(30)	ERP sisteminde oluşan resmi fatura fiş no
erp_kayit_log	muhasebe_kullanici_id	INT	Onayı veren muhasebe sorumlusunun ID'si

---

ERP Entegrasyonu ve Veritabanı Tablo Eşleştirmeleri

Sistem, okunan ve onaylanan PDF fatura verilerini doğrudan hedef muhasebe veritabanına yazar:

1. Logo Tiger / Go Entegrasyonu

• Fatura Başlık Tablosu: LG_XXX_INVOICE (TRCODE: 1 - Satınalma Faturası)
• Fatura Hareket Tablosu: LG_XXX_STLINE (LINETYPE: 0 Malzeme, 4 Masraf)
• Cari Hesap Kartı: LG_XXX_CLCARD (TAXNR = tedarikci_vkn_tckn kontrolü)
• Tevkifat Detayları: LG_XXX_INVOICE tablosundaki DEDUCTIONPART1 ve DEDUCTIONPART2 alanlarına GİB oranlarına göre (ör. 5 ve 10) yazılır.

2. Mikro ERP Entegrasyonu

• Fatura Tabloları: FATURALAR (Başlık bilgileri) ve STOK_HAREKETLERI (Kalemler).
• Evrak Parametreleri: cha_kod (Cari Kodu), sth_stok_kod, sth_miktar, sth_vergi_pntr.
• Masraf Faturaları: Malzeme dışındaki genel gider ve hizmet faturaları otomatik olarak MASRAF_HAREKETLERI tablosuna aktarılır.

3. REST API Gelen Fatura Payload Şablonu

{
  "fatura_meta": {
    "belge_uuid": "f47ac10b-58cc-4372-a567-0e02b2c3d479",
    "fatura_seri_sira_no": "ABC2026000008412",
    "ettn": "c56a4180-65aa-42ec-a945-5fd21dec0538",
    "tedarikci_vkn": "9240182741",
    "tedarikci_unvan": "Endüstriyel Çelik ve Bağlantı Elemanları San. Tic. Ltd. Şti.",
    "fatura_tarihi": "2026-10-24",
    "vade_tarihi": "2026-11-24",
    "para_birimi": "TRY",
    "matrah": 184500.00,
    "kdv_tutari": 36900.00,
    "tevkifat_orani": "5/10",
    "tevkifat_tutari": 18450.00,
    "odenecek_tutar": 202950.00
  },
  "satirlar": [
    {
      "satir_no": 1,
      "tedarikci_stok_adi": "M12 İnox Çelik Somun DIN 934",
      "erp_eslesen_stok_kodu": "STK-SMN-INOX-M12",
      "miktar": 5000,
      "birim": "ADET",
      "birim_fiyat": 18.50,
      "kdv_orani": 20,
      "satir_toplami": 92500.00,
      "ocr_guven_skoru": 99.4
    }
  ]
}

---

Güvenlik, Hata Senaryoları ve Denetim Kuralları

1. Süreç Kısıtları ve Doğrulama Kuralları:

   • Mükerrerlik Kilidi: Aynı VKN ve Fatura Seri Sıra No sistemde daha önce kayıtlıysa fatura anında reddedilir ve DUPLICATE_INVOICE_REJECTED kaydı oluşturulur.
   • Yuvarlama Toleransı: Kalemlerin matrah ve KDV çarpımları ile faturanın basılı dip toplamı arasında en fazla 0.05 TL kuruş farkına izin verilir. Bu fark yasal yuvarlama farkı hesabına yazılır.
   • Güven Skoru Eşiği: Kalem bazlı OCR tanıma güven skoru %95'in altında olan faturalar otomatik işlenmez; ilgili satır kırmızı renkle vurgulanarak muhasebe uzmanının önüne getirilir.

2. Rol Bazlı Sorumluluklar ve Onay Kademeleri:

   • Muhasebe Uzmanı: Tanınmayan yeni stok kodlarını ERP kartlarıyla ilk kez eşleştirir ve istisnaları onaylar.
   • Muhasebe Müdürü: 250.000 TL üzerindeki faturaların ERP'ye kesin aktarımı öncesinde onay sirkülerini tamamlar.
   • Vergi Müşaviri: Tevkifat istisna kodları ve KDV muafiyetlerinin mevzuat parametrelerini periyodik olarak günceller.

3. İstisna Yönetimi ve Fallback Prosedürleri:

   • Faturada yer alan ürün kurumsal ERP'de hiç tanımlı değilse, sistem faturayı reddetmek yerine ilgili satırı geçici olarak 'Açılacak Stok Kartları' havuzuna atar ve Satın Alma departmanına otomatik bildirim gönderir.
   • Parolalı veya şifrelenmiş PDF dosyası geldiğinde sistem e-posta göndericisine otomatik yanıt dönerek şifresiz belgenin yeniden iletilmesini talep eder.