Fiş karmaşasını ve kontrolsüz harcamaları bitiren işletmeye özel masraf yönetim sistemi.

Şirket Harcamalarını Disipline Eden Kurumsal Masraf Yönetim Yazılımı

Saha operasyonları, müşteri ziyaretleri, iş seyahatleri ve ofis giderleri büyüyen işletmelerin kaçınılmaz maliyet kalemleridir. Ancak çalışanların cebinde biriken buruşuk yazar kasa fişlerinin ay sonunda bir poşet içinde muhasebeye teslim edilmesi, modern kurumsal yönetişim ilkeleriyle bağdaşmaz.

Muhasebe uzmanları her ay binlerce fişi tek tek inceler, tarihleri ve KDV oranlarını hesap makinesiyle toplar, yırtılmış fişlerdeki silik yazıları çözmeye çalışır. Bu kaotik süreçte; şirket harcama politikasını aşan lüks harcamalar fark edilmez, bütçeler aşılır, KDV indirim hakları kaybolur ve personelin cebinden yaptığı harcamaların geri ödenmesi haftalarca gecikir.

Masraf yönetim sistemi özel yazılım geliştirme ortağı olarak Appsoni; şirketinizin harcama yönetmeliğine, onay hiyerarşisine ve ERP muhasebe hesap planına tam uyumlu, kaynak kodu teslimli kurumsal bir harcama yönetim platformu geliştirir.

---

Masraf Otomasyonu ve ERP Muhasebe Entegrasyon Mimarisi

Sistem, sahadan muhasebe defterine kadar uzanan tüm süreci uçtan uca otomatikleştirir:

[Mobil Uygulama & Web Portalı (iOS / Android / PWA)]
       │ (Kamera Fiş Çekimi / e-Arşiv PDF Yükleme)
       ▼
[Appsoni Akıllı Masraf İşleme Sunucusu]
       │
       ├─ Derin Öğrenme Tabanlı Türkçe Fiş/Fatura OCR Motoru
       ├─ VKN & Vergi Dairesi Doğrulayıcı (GİB e-Fatura Portal Entegrasyonu)
       ├─ Harcama Politikası Denetleyicisi (Günlük Yemek, Taksi, Konaklama Tavanı)
       ├─ Bütçe & Masraf Merkezi Kontrolcüsü (Departman Kalan Bütçe Kontrolü)
       └─ Mükerrer Belge Önleme (Görsel Hash & Fiş Seri/Sıra No Kontrolü)
       │
       ├──── Hiyerarşik Onay Motoru ──────────────────────────────────────┐
       ▼                                                                 ▼
[1. Seviye Onay: Birim Müdürü]                           [Kural Dışı Eskalasyon]
(Harcama Amacı ve İş İlgisi İncelemesi)                 ├─ Bütçe Aşımı -> Finans Direktörü
       │                                                ├─ Limit Aşımı -> Genel Müdürlük
       ▼                                                └─ Fişsiz Masraf -> İK Komitesi
[2. Seviye Onay: Masraf Muhasebecisi]
(KDV Uygunluğu, Yasal Belge Tipi & KKEG Ayrımı)
       │
       └───────────────────────────┬─────────────────────────────────────┘
                                   ▼
[ERP Entegrasyon Katmanı: Logo Tiger / Mikro Fly / SAP ECC & S4HANA]
├─ Otomatik Yevmiye Mahsup Fişi (770/760 Genel Yönetim/Pazarlama Borç)
├─ KDV Ayırma (191 İndirilecek KDV Borç)
├─ Personel veya Şirket Kredi Kartı Alacak (335 Personel / 300 Banka Kredi Kartı)
└─ ERP Banka Ödeme Emri Listesi (Otomatik EFT / Bordro Ekleme)

---

Veri Şeması ve Operasyonel Alan Tanımları (50+ Benzersiz Veri Noktası)

Kurumsal masraf altyapısında tam denetlenebilirlik ve sıfır kaçak sağlayan ilişkisel veri tablosu ve teknik alanlar aşağıdadır:

Tablo Adı	Teknik Alan Adı	Veri Tipi	İş Kuralı ve Operasyonel Açıklama
masraf_formu	masraf_form_id	UUID	Her masraf beyan formu için benzersiz evrensel tekil anahtar
masraf_formu	form_referans_no	VARCHAR(24)	Kullanıcı dostu belge referansı (ör. MAS-2026-10-00842)
masraf_formu	personel_sicil_no	VARCHAR(20)	Masrafı giren personelin İK bordro sicil numarası
masraf_formu	departman_kodu	VARCHAR(30)	Personelin bağlı bulunduğu organizasyonel birim (ör. SATIS_MARMARA)
masraf_formu	masraf_merkezi_kodu	VARCHAR(30)	ERP hesap planındaki masraf yeri kodu (ör. MM-760-014)
masraf_formu	proje_kodu	VARCHAR(30)	Müşteri veya proje bazlı faturalanacaksa proje takip kodu (ör. PRJ-2026-IST)
masraf_formu	form_durum_kodu	VARCHAR(20)	'TASLAK', 'ONAY_BEKLIYOR', 'MUDUR_ONAYLADI', 'MUHASEBE_ONAYLADI', 'REDDEDILDI', 'MUHASEBELESTI'
masraf_formu	toplam_form_tutari	DECIMAL(18,2)	Form içindeki tüm masraf kalemlerinin KDV dahil genel toplamı
masraf_formu	para_birimi_kodu	VARCHAR(3)	ISO 4217 para birimi (TRY, EUR, USD, GBP)
masraf_kalemi	kalem_id	BIGINT	Form içindeki her bir fiş veya harcama satır tekil numarası
masraf_kalemi	harcama_kategori_kodu	VARCHAR(30)	'YEMEK_TEMSIL', 'SEHIR_ICI_ULASIM', 'KONAKLAMA', 'YAKIT', 'OFIS_KIRTASIYE'
masraf_kalemi	belge_tipi	VARCHAR(20)	'YAZAR_KASA_FISI', 'E_ARSIV_FATURA', 'PERAKENDE_SATIS_FISI', 'GIDER_PUSULASI'
masraf_kalemi	belge_tarihi	DATE	Fişin veya faturanın kesildiği gün (YYYY-MM-DD)
masraf_kalemi	belge_seri_sira_no	VARCHAR(32)	Fiş numarası veya e-Arşiv fatura seri/sıra numarası
masraf_kalemi	tedarikci_vkn_tckn	VARCHAR(11)	Harcamanın yapıldığı işyerinin vergi no veya TCKN bilgisi
masraf_kalemi	tedarikci_unvani	VARCHAR(150)	Fiş üzerindeki işletme ticari adı
masraf_kalemi	toplam_harcama_tutari	DECIMAL(18,2)	Fiş üzerinde yer alan nihai ödenecek tutar
masraf_kalemi	kdv_haric_matrah	DECIMAL(18,2)	Vergi öncesi net gider tutarı
masraf_kalemi	kdv_orani	INT	Uygulanan KDV oranı (%0, %1, %10, %20)
masraf_kalemi	kdv_tutari	DECIMAL(18,2)	Hesaplanan veya fişten okunan katma değer vergisi
masraf_kalemi	odeme_yontemi_kodu	VARCHAR(20)	'SIRKET_KREDI_KARTI', 'PERSONEL_CEBINDEN', 'AVANS_KAPAMA'
masraf_kalemi	sirket_kart_son_dort	VARCHAR(4)	Şirket kartı kullanıldıysa kartın son 4 hanesi
masraf_kalemi	kkeg_tutari	DECIMAL(18,2)	Vergi Usul Kanunu uyarınca Kanunen Kabul Edilmeyen Gider payı
masraf_kalemi	kkeg_neden_kodu	VARCHAR(30)	'LIMIT_ASIMI', 'BELGESIZ_HARCAMA', 'ALKOL_TUTUN', 'GEC_TESLIM'
masraf_kalemi	harcama_aciklamasi	TEXT	Harcamanın hangi iş/müşteri amacıyla yapıldığına dair personelin beyanı
ocr_ayristirma	ocr_islem_id	UUID	OCR motoru analiz işlem kayıt tekil referansı
ocr_ayristirma	belge_gorsel_yolu	VARCHAR(255)	Fiş fotoğrafının şirket içi şifreli depolama URI yolu
ocr_ayristirma	belge_gorsel_hash	VARCHAR(64)	SHA-256 görsel hash'i (aynı fişin 2 kez yüklenmesini engeller)
ocr_ayristirma	ocr_guven_skoru	DECIMAL(5,2)	OCR okuma doğruluk skoru (0.00 - 100.00 arası)
ocr_ayristirma	ham_ocr_metni	TEXT	Fişten çıkarılan ham metin dökümü (JSON formatında koordinatlı)
onay_zinciri	onay_adimi_id	BIGINT	Hiyerarşik onay basamağı kayıt numarası
onay_zinciri	onay_seviye_no	INT	1: İlk Yönetici, 2: Masraf Kontrolörü, 3: CFO / Finans Direktörü
onay_zinciri	onayci_sicil_no	VARCHAR(20)	Adımdaki yetkili yöneticinin personel sicil numarası
onay_zinciri	onay_aksiyonu	VARCHAR(15)	'BEKLEMEDE', 'ONAYLANDI', 'REDDEDILDI', 'DUZELTME_ISTENDI'
onay_zinciri	aksiyon_zaman_damgasi	TIMESTAMP	Yöneticinin onay veya ret butonuna bastığı tam an
onay_zinciri	red_veya_iade_gerekcesi	TEXT	Masraf reddedildiyse çalışana iletilen zorunlu açıklama
politika_kural	kural_tanim_kodu	VARCHAR(30)	'GUNLUK_YEMEK_TAVANI', 'SEHIR_DISI_OTEL_TAVANI', 'FIS_TESLIM_SURESI'
politika_kural	azami_limit_tutari	DECIMAL(18,2)	İlgili harcama türü için unvan bazlı tanımlı tavan tutar
politika_kural	unvan_grubu_kodu	VARCHAR(20)	'SAHA_PLASIYER', 'UZMAN', 'MUDUR', 'DIREKTOR', 'YONETIM_KURULU'
politika_kural	tolerans_yuzdesi	DECIMAL(5,2)	Limit aşımında tolerans tanınan azami sapma payı (varsayılan: %0)
erp_muhasebe	muhasebe_fis_uuid	UUID	ERP yevmiye kaydı entegrasyon tekil kimliği
erp_muhasebe	muhasebe_fis_tarihi	DATE	ERP'ye işlenen yevmiye fişinin kayıt tarihi
erp_muhasebe	yevmiye_madde_no	VARCHAR(20)	Muhasebe defteri resmi madde takip numarası
erp_muhasebe	borc_hesap_kodu	VARCHAR(30)	Tekdüzen hesap planı gider hesabı (ör. 770.01.004 Yemek Giderleri)
erp_muhasebe	kdv_hesap_kodu	VARCHAR(30)	İndirilecek KDV hesabı (ör. 191.01.020 %20 İndirilecek KDV)
erp_muhasebe	alacak_hesap_kodu	VARCHAR(30)	Karşı bacak hesabı (ör. 335.01.108 Personel Borçları veya 300.01 Kredi Kartı)
erp_muhasebe	erp_aktarim_zamani	TIMESTAMP	Verinin ERP veritabanına başarıyla yazıldığı an
odeme_takip	odeme_talimat_id	BIGINT	Muhasebeden bankaya gönderilen toplu personel ödeme fişi no
odeme_takip	personel_iban	VARCHAR(34)	Masraf iadesinin yatırılacağı personelin maaş IBAN hesabı
odeme_takip	odeme_emri_tarihi	DATE	Banka transferinin gerçekleşeceği değerleme tarihi
odeme_takip	banka_dekont_ref_no	VARCHAR(50)	Personel hesabına para transferi tamamlandığında üretilen dekont ref no

---

Entegrasyon Standartları ve Kurumsal İş Kuralları

Kurumsal masraf mimarisi, şirketinizin mevcut BT altyapısıyla sıfır sürtünmeyle konuşur:

1. Logo Tiger ve Netsis Muhasebe Entegrasyonu

• Muhasebe Fişi Oluşturma: Onaylanan masraf formları, Logo Objects COM kütüphanesi aracılığıyla doğrudan EMFLINE tablosuna trcode: 4 (Mahsup Fişi) olarak aktarılır.
• Masraf Merkezi Eşlemesi: Her fiş satırı, personelin departmanına göre LOGICALREF referanslı masraf merkeziyle (EMF_CENTER) ilişkilendirilir.
• KDV Doğrulaması: KDV oranları fatura üzerindeki değerle muhasebe kural motorunda karşılaştırılır; 7103 sayılı kanun kapsamındaki KKEG ayrıştırması otomatik muhasebeleştirilir.

2. Mikro Fly ve Jump Entegrasyonu

• Mikro v16 Muhasebe API: MUHASEBE_FIS_DETAY tablosuna otomatik borç ve alacak kayıtları düşülür.
• Kredi Kartı Slip Mutabakatı: Şirket kredi kartı slipleri Mikro KREDI_KART_HAREKET tablosuyla eşleştirilerek mükerrer harcama girişi engellenir.

3. Çoklu Güvenlik ve Sahtecilik Önleme Kuralları

• SHA-256 Görsel Parmak İzi: Yüklenen her fişin piksel haritasından tekil bir hash üretilir. Bir çalışan aynı fişi 2 ay sonra tekrar yüklemeye çalıştığında sistem "Bu fiş daha önce MAS-2026-08-00122 nolu formda işlenmiştir" uyarısıyla işlemi anında durdurur.
• GİB e-Arşiv Çapraz Kontrolü: e-Arşiv faturaların üzerinde yer alan karekod (QR Code) okunarak GİB portalı üzerinden faturanın iptal edilip edilmediği arka planda kontrol edilir.

---

Onay Zinciri ve Sorumluluk Matrisi

Masraf onayı; adil, hızlı ve şirket harcama politikalarına sıkı sıkıya bağlı bir akışla ilerler:

[Çalışan Fişi Çeker] ──> OCR Veriyi Okur ──> Limit & Kural Kontrolü
                                │
             ┌──────────────────┴──────────────────┐
             ▼ (Limit İçi Masraf)                  ▼ (Limit Dışı veya Şüpheli)
[1. Onay: Departman Amiri]               [Otomatik Politika Uyarısı]
(İş İlgisi & Temsil Amacı Teyidi)         (Gerekçe Bildirimi Zorunlu Kılınır)
             │                                     │
             ▼                                     ▼
[2. Onay: Masraf Muhasebecisi]          [3. Onay: CFO / Finans Direktörü]
(Belge Aslı, KDV & KKEG Kontrolü)        (Tavan Aşımı ve İstisna İncelemesi)
             │                                     │
             └──────────────────┬──────────────────┘
                                ▼
[ERP'de Otomatik Yevmiye Mahsup Fişi & Bordro/EFT Ödeme Emri]

1. Saha Çalışanı: Fişi aldığı anda cep telefonu kamerasıyla saniyeler içinde çeker, kategori seçer ve açıklamayı girer.
2. Departman Müdürü: Kendi ekibinin harcamalarını tek ekranda inceler, tek tıkla onaylar veya düzeltme talep eder.
3. Genel Muhasebe Sorumlusu: Vergi mevzuatına uygunluğu denetler, KKEG ayrımını onaylar ve ERP aktarım butonuna basar.
4. Finans Direktörü (CFO): Departman bütçe aşımlarını, olağandışı seyahat maliyetlerini ve şirket genel harcama trendlerini analiz eder.

---

Kurulum ve Entegrasyon Süreci

Appsoni'nin özel masraf yönetim sistemi 6 ila 8 hafta içinde anahtar teslim olarak şirketinizde devreye alınır:

1. Harcama Yönetmeliği & Hesap Planı Analizi (1. - 2. Hafta): Şirket harcama kurallarının, tavan limitlerinin, onay hiyerarşisinin ve ERP tekdüzen hesap planının modellenmesi.
2. OCR Motoru ve Mobil Arayüz Uyarlaması (3. - 5. Hafta): Şirket renklerine uygun web ve mobil arayüzlerin hazırlanması, Türkçe ÖKC fiş veri ayrıştırıcısının eğitilmesi.
3. ERP Çift Yönlü Entegrasyonu (6. - 7. Hafta): Logo/Mikro/SAP muhasebe fişi aktarım servislerinin, banka kredi kartı ekstre beslemelerinin kurulması.
4. Kullanıcı Kabul Testleri (UAT) ve Canlı Kullanım (8. Hafta): Saha ekibi ve muhasebe departmanıyla pilot testler, onay zinciri simülasyonları ve tam yetkili canlıya geçiş.

Şirketinizdeki fiş poşetlerini ve Excel karmaşasını tarihe gömmek için Appsoni yazılım ekibiyle bugün iletişime geçebilirsiniz.