cari hesap mutabakat otomasyonu
Bir tahsilat hatırlatma aracı satmıyoruz. Cari ekstre, bakiye teyidi, yanıt toplama ve kayıt farkı incelemesini mevcut muhasebe sisteminiz ve sorumluluk yapınızla bağlayan insan denetimli özel mutabakat akışını tasarlıyoruz.
WhatsApp'tan ulaşın
Neyi çözüyoruz
Dönemsel ekstre gönderimini, teslim ve yanıt durumunu tek bir takip kaydında görünür kılın.
Teyit edilen bakiye ile muhasebe kaydı arasındaki farkı belge ve işlem bağlamıyla sorumlu kişiye taşıyın.
Mutabakat sonucunu kapalı bir e-posta zinciri yerine, sonraki kayıt ve denetim için izlenebilir kanıt olarak saklayın.
Bir dönem sonu ekstresi, iki tarafın aynı sayıya baktığını tek başına göstermez. Karşı tarafta kayıt bekleyen bir fatura, sizde henüz işlenmemiş bir ödeme, yanlış cariye girilmiş mahsup veya iade süreci; tek bir bakiye farkının ardında birbirinden farklı nedenler oluşturabilir. Ekstre gönderimi, yanıt bekleme ve fark çözümü birbirinden koptuğunda mali işler ekibi hangi konunun kimde kaldığını e-posta zincirlerinden takip etmeye çalışır.
Appsoni'de cari hesap mutabakat otomasyonunu, yalnızca otomatik e-posta atan bir araç olarak ele almayız. Mutabakatın hangi tarih ve kapsamda yapılacağını, karşı tarafla iletişimin nasıl kurulacağını, açık kalem bilgisinin nereden geleceğini ve farkın kimin tarafından karar altına alınacağını birlikte netleştiririz. Ortaya çıkan yapı; hazır bir ürün değil, muhasebe sisteminizle ve mevcut çalışma biçiminizle bağlanan özel bir kontrol akışıdır.
Cari kart, fatura, ödeme ve mahsup bilgisi çoğu şirkette ERP veya muhasebe programında yaşar. Mutabakat için bu veriyi yeni bir ana kayda kopyalamak yerine, doğru dönemde ve seçilmiş kurallarla gerekli özeti oluşturmak daha sağlıklıdır. Böylece ekip ekstreyi hazırlarken farklı dosyalardaki tutarları yeniden toplamaz; finansal kaydın sahibi de belirsizleşmez.
ERP entegrasyonu ile cari ve açık kalem bilgisinin güvenilir kaynaktan alınmasına; e-Fatura ve e-İrsaliye entegrasyonu ile de belge–sipariş–mal kabul ilişkisi önemli olan farkların daha hızlı bulunmasına yardımcı olabiliriz. Ancak sistemin önerdiği eşleşme, muhasebe kararı değildir. Belirsiz ya da istisnalı kayıtların insan kontrolünde kalması özellikle önemlidir.
Bir karşı taraf farklı bir bakiye bildirdiğinde çözüm çoğu zaman "fark var" notundan daha fazlasını ister. Hangi belge, hangi ödeme, hangi tarih veya hangi mahsup bu farkı açıklayabilir? İnceleme kaydında ekstre dönemi, iki tarafın bildirimi, ilgili açık kalemler ve atılan adımlar aynı yerde görüldüğünde ekip telefon notu, paylaşımlı dosya ve gelen kutusu arasında arama yapmaz.
Örneğin teyit yanıtı geldikten sonra farklı görünen bir kalem, ilgili fatura, tahsilat veya iade kaydına bağlanarak sorumlu kişiye yönlendirilebilir. Yanıt gelmeyen cariler için ise takip görevi ya da yeniden gönderim hazırlığı oluşturulabilir. Amaç karşı taraf adına karar vermek değil; doğru kişinin, doğru kanıtla ve doğru zamanda hareket edebilmesini sağlamaktır.
Mutabakatın sonucu bir alacak riskini görünür kılabilir, ancak alacağın ne zaman tahsil edileceği ayrı bir çalışma konusudur. Ödeme sözü, vade aşımı, satış ekibiyle iletişim ve tahsilat aksiyonu için farklı sorumlular devreye girebilir. Bu nedenle cari mutabakatı, iki tarafın kayıtları hakkında güvenilir bir durum yaratır; tahsilat kararını ise kendi bağlamında bırakır.
Mutabakat tamamlandığında yönetimin hangi carilerde fark, gecikme veya açık risk olduğunu daha rahat görmesi gerekiyorsa satış raporlama otomasyonu bu görünürlüğü mevcut veri kaynaklarıyla birleştirmek için anlamlı bir sonraki adımdır. İlk pilotta her cariyi kapsamak yerine, hacmi yüksek ya da fark çözümü uzun süren belirli bir müşteri veya tedarikçi grubu seçmek daha ölçülebilir sonuç verir.
İlk görüşmede tüm cari listenizi istemeyiz. Yakın zamanda günlerce açık kalan tek bir mutabakat örneğini anlatın; kanıtı ve sorumluluğu kaybetmeden süreci sadeleştirecek ilk akışı birlikte seçelim.
Sık sorulan sorular
Hayır. Tahsilat takibi alacağın ne zaman ve nasıl kapanacağına odaklanır. Cari mutabakat ise belirli bir tarih itibarıyla iki tarafın bakiye ve açık kalem bilgisini teyit etmesi, farkları açıklaması ve bu kanıtı saklamasıdır. İki akış gerektiğinde aynı veri kaynaklarından yararlanabilir; fakat kararları ve sorumluları ayrıdır.
Şirketinizin ilişki biçimine, dönemine ve iletişim tercihine göre seçilir. Bazı carilerde ekstre yalnızca hazırlık için oluşturulabilir; bazılarında yetkili bir kişinin onayıyla gönderim yapılabilir. Gönderimden önce muhatap, dönem, açık kalem kapsamı ve iletişim kanalı netleştirilir.
Fark otomatik olarak kapatılmaz. Karşı tarafın açıklaması, ilgili fatura, ödeme, mahsup veya iade kaydıyla birlikte inceleme listesine alınabilir. Hangi düzeltmenin yapılacağı yetkili mali işler çalışanının kararıyla mevcut muhasebe kaydında ilerler.
Teknik erişim, veri alanları ve yetkiler uygun olduğunda çalışabilir. Önce cari kart, açık kalem ve belge bilgisinin hangi sistemde asıl kayıt olduğunu belirler; mutabakat akışını bu kaydı çoğaltmadan tamamlayacak şekilde tasarlarız.
