Departmanlar arası e-posta ekinde dolaşan karmaşık Excel tablolarını kontrollü web iş akışına dönüştürün.

E-Posta Ekinde Dolaşan Tabloları Güvenli Web İş Akışlarına Dönüştüren Mühendislik Çözümü

Orta ve büyük ölçekli işletmelerde iş süreçlerinin omurgasını Excel oluşturur. Satın alma talepleri, tedarikçi fiyat listeleri, şantiye malzeme siparişleri, çalışan prim hesaplamaları ve fason üretim takipleri departmanlar arasında e-posta eki olarak gidip gelir. Ancak Excel tek kullanıcılı bir analiz aracı olarak tasarlanmıştır; kurumsal bir iş akışı aracı değildir.

Bir dosya e-postayla 5 kişiye gönderildiğinde 5 farklı revizyon oluşur. Kimin hangi satırı sildiği, hangi formülü güncellediği veya hangi hücreye yanlış veri girdiği takip edilemez. Şirket çalışanları en güncel versiyonun hangisi olduğunu aramakla vakit kaybederken, yetkisiz kişilerin şirketin hassas kâr marjlarını veya maaş verilerini görmesi ciddi bir güvenlik açığı oluşturur.

Excel iş akışı otomasyonu firması arayan kurumlar için Appsoni; dağınık Excel tablolarını merkezi veritabanı, rol bazlı yetkilendirme (RBAC), hiyerarşik onay basamakları ve ERP çift yönlü entegrasyonu barındıran modern web uygulamalarına dönüştürür.

---

Excel'den Web İş Akışına Dönüşüm Mimarisi

Geliştirdiğimiz kurumsal dönüşüm modeli, karmaşık tabloları 5 katmanlı güvenli bir mikroservis yapısına kavuşturur:

[Kullanıcı Girişi] (Web Tarayıcı Grid Arayüzü / Mobil Tarayıcı / Form)
                             │
                             ▼
     [Kimlik Doğrulama & Rol Bazlı Yetki Katmanı (RBAC)]
     ├─ Aktif Dizin / SSO / LDAP Entegrasyonu
     ├─ Satır/Sütun Seviyesinde Görünürlük (Örn: Maliyeti sadece Direktör görür)
     └─ Eşzamanlı Düzenleme Kilidi (Optimistic Concurrency Lock)
                             │
                             ▼
     [Sunucu Tarafı İş Kuralları ve Formül Motoru]
     ├─ Arka Plan Matematiksel Hesaplama (Formül bozulması imkansız)
     ├─ Veri Tipi ve Format Doğrulama: Regex, Min/Max Limitleri, Zorunlu Alanlar
     └─ Bütçe & Limit Kontrolü: Masraf Merkezi ve Departman Bütçe Sorgusu
                             │
                             ▼
     [Hiyerarşik Onay Motoru (State Machine)]
     ├─ Adım 1: Departman Yöneticisi Onayı (E-posta / Teams / Web)
     ├─ Adım 2: Bütçe Aşımında Finans & CFO Onayı
     └─ Karar Logu: Onaylayan, Tarih-Saat, IP Adresi, SHA-256 Karar Özeti
                             │
                             ▼
     [Çift Yönlü ERP Entegrasyonu & Kalıcı Denetim İzi]
     ├─ Otomatik Fiş Kaydı: Logo Objects / Mikro COM / SAP RFC BAPI
     ├─ Değiştirilemez Denetim Günlüğü (Immutable Audit Trail)
     └─ Zamanlanmış Excel/PDF Yedekleme ve Raporlama

---

Veri Modeli ve Teknik Şema (50+ Benzersiz Veri Noktası)

Excel iş akışı motorunun veritabanı tabloları, durum makinesi (State Machine) parametreleri ve denetim alanları:

Tablo Adı	Teknik Alan Adı	Veri Tipi	Süreç ve İş Akışı Kuralı Açıklaması
surec_tanim	surec_tanim_id	UUID	İş akışı şablonunun sistem genelindeki tekil ID'si
surec_tanim	surec_kod_adi	VARCHAR(50)	'SATINALMA_TALEP_ONAY', 'FIYAT_LISTESI_REVIZYON', 'PRIM_HAKEDIS'
surec_tanim	aktif_versiyon_no	INT	Süreç şablonunun geçerli versiyon numarası (Ör: v2.1)
surec_tanim	onay_seviye_sayisi	INT	Sürecin kaç yönetici kademesinden geçeceği (Ör: 3 kademe)
surec_tanim	zaman_asimi_saat	INT	Onay bekleyen kaydın eskalasyona düşme süresi (SLA: 24 saat)
is_akisi_kayit	islem_kayit_uuid	UUID	Başlatılan her tekil talep/tablo oturumunun tekil kimliği
is_akisi_kayit	form_seri_no	VARCHAR(30)	Kullanıcıya görünen takip numarası (Ör: 'TALEP-2026-00412')
is_akisi_kayit	baslangic_durumu	VARCHAR(20)	Süreç başlangıç statüsü (Varsayılan: 'DRAFT_TASLAK')
is_akisi_kayit	mevcut_durum_kodu	VARCHAR(30)	'MUDUR_ONAYINDA', 'FINANS_KONTROLUNDE', 'ONAYLANDI', 'REDDEDILDI'
is_akisi_kayit	olusturan_kullanici_id	VARCHAR(50)	Talebi/tabloyu açan çalışanın kullanıcı kodu
is_akisi_kayit	departman_kodu	VARCHAR(20)	'SATINALMA', 'URETIM_PLANLAMA', 'INSAN_KAYNAKLARI', 'SATIS'
is_akisi_kayit	masraf_merkezi_kodu	VARCHAR(30)	ERP masraf merkezi kodu (Ör: 'MM_10_ARGE')
is_akisi_kayit	proje_kodu	VARCHAR(30)	İlgili kurumsal proje takip kodu (Ör: 'PRJ_2026_FABRIKA')
is_akisi_kayit	aciliyet_derecesi	VARCHAR(15)	'NORMAL', 'ACIL', 'URETIM_DURDURUCU_KRITIK'
is_akisi_kayit	para_birimi	VARCHAR(3)	İşlem para birimi ('TRY', 'USD', 'EUR')
is_akisi_kayit	toplam_talep_tutari	DECIMAL(18,2)	Tablo satırlarından hesaplanan toplam talep bütçesi
is_akisi_kayit	onaylanan_net_tutar	DECIMAL(18,2)	Yönetici revizyonu sonrası onaylanan kesin tutar
tablo_kalem	kalem_sira_no	INT	Satır sıra numarası (1, 2, 3...)
tablo_kalem	stok_hizmet_kodu	VARCHAR(50)	ERP stok veya hizmet kartı kodu
tablo_kalem	malzeme_aciklamasi	VARCHAR(255)	Talep edilen malzeme/hizmetin detaylı adı
tablo_kalem	talep_miktari	DECIMAL(14,3)	İstenen miktar
tablo_kalem	olcu_birimi	VARCHAR(10)	'ADET', 'KG', 'METRE', 'SAAT', 'KUTU'
tablo_kalem	tahmini_birim_fiyat	DECIMAL(18,4)	Satır birim maliyet beklentisi
tablo_kalem	satir_toplam_tutari	DECIMAL(18,2)	Miktar * Birim Fiyat matematiksel sonucu
tablo_kalem	onerilen_tedarikci_vkn	VARCHAR(11)	Önerilen tedarikçi Vergi Kimlik No
tablo_kalem	tedarikci_unvan	VARCHAR(200)	Tedarikçi ticari unvanı
tablo_kalem	kullanim_amaci_notu	TEXT	Satır bazında gerekçe açıklaması
butce_denetim	butce_donemi	VARCHAR(10)	İlgili bütçe yılı/çeyreği (Ör: '2026-Q4')
butce_denetim	tanimli_donem_butcesi	DECIMAL(18,2)	Departmana ayrılmış resmi bütçe tavanı
butce_denetim	harcanan_butce_tutari	DECIMAL(18,2)	O ana kadar onaylanmış fiili harcamalar toplamı
butce_denetim	kalan_kullanilabilir_butce	DECIMAL(18,2)	Bütçe Tavanı - Harcanan Bakiye
butce_denetim	butce_asimi_olustu_mu	BOOLEAN	(Kalan Bakiye < Talep Tutarı) ise TRUE döner
onay_akisi	onay_adimi_sirasi	INT	Onay kademe sırası (1: İlk Yönetici, 2: Finans, 3: GM)
onay_akisi	atanan_onayci_rol	VARCHAR(30)	'DEPARTMAN_MUDURU', 'FINANS_DIREKTORU', 'GENEL_MUDUR'
onay_akisi	onayci_kullanici_id	VARCHAR(50)	Onayı beklenen veya veren yöneticinin ID'si
onay_akisi	onay_karari	VARCHAR(20)	'BEKLEMEDE', 'ONAYLANDI', 'REDDEDILDI', 'REVIZYON_ISTENDI'
onay_akisi	karar_tarih_saat	TIMESTAMP	Kararın sisteme kaydedildiği zaman damgası
onay_akisi	yonetici_aciklama_notu	TEXT	Onay veya ret gerekçesi
onay_akisi	onay_token_hash	VARCHAR(64)	E-posta tek tıkla onay için tek kullanımlık SHA-256 token
denetim_izi	audit_log_id	UUID	Değişiklik günlüğünün tekil kimliği
denetim_izi	degistirilen_alan	VARCHAR(50)	Değiştirilen hücre/alan adı (Ör: 'talep_miktari')
denetim_izi	eski_deger	TEXT	Hücrenin önceki ham değeri
denetim_izi	yeni_deger	TEXT	Hücreye girilen yeni güncel değer
denetim_izi	islem_yapan_kullanici	VARCHAR(50)	Değişikliği yapan çalışanın kullanıcı adı
denetim_izi	islem_ip_adresi	VARCHAR(45)	Değişikliğin yapıldığı IP adresi
denetim_izi	islem_zamani	TIMESTAMP	Değişikliğin yapıldığı kesin zaman damgası
erp_senkron	erp_hedef_modul	VARCHAR(30)	'LOGO_TIGER_PURCHASE', 'MIKRO_TALEP', 'SAP_PR_BAPI'
erp_senkron	erp_aktarim_durumu	VARCHAR(20)	'KUYRUKTA', 'AKTARILDI', 'HATA_ALINDI'
erp_senkron	erp_kayit_guid	UUID	ERP veritabanında oluşan belgenin tekil GUID'i
erp_senkron	erp_belge_no	VARCHAR(32)	ERP'nin atadığı talep/sipariş fiş numarası
erp_senkron	erp_aktarim_zamani	TIMESTAMP	ERP'ye yazma işleminin tamamlandığı an

---

Hangi Excel Süreçleri Web İş Akışına Dönüştürülmeli?

İşletmelerde aşağıdaki tablolar e-posta trafiğinde yönetilemeyecek kadar kritik hale geldiğinde dönüşüm zorunlu olur:

1. Satın Alma Talep ve Onay Formları: Departmanların malzeme ihtiyaçlarını girdiği, bütçe aşımının denetlendiği ve onay sonrası ERP'de satın alma siparişine dönüşen akışlar.
2. Fiyat Listesi ve İskonto Revizyon Tabloları: Satış müdürleri ve finans direktörünün müşteri bazlı vadeleri ve özel iskontoları belirlediği onaylı fiyat listeleri.
3. Şantiye / Saha Malzeme Talep ve Hakedişleri: Sahadaki mühendislerin cep telefonundan malzeme girdiği, ambar ve muhasebenin onayladığı lojistik tabloları.
4. Çalışan Masraf ve Avans Talepleri: Fiş/fatura görsellerinin yüklendiği, muhasebenin hesap planıyla eşleştirdiği masraf akışları.
5. Fason Üretim ve Fasoncu Takip Tabloları: Hammaddenin fasoncuya çıkışı, fire oranları ve mamul kabulünün takip edildiği imalat tabloları.

---

Özel Geliştirme Yaklaşımı ve Proje Adımları

Excel iş akışı otomasyonu geliştiren Appsoni olarak projeleri 4 adımda hayata geçiriyoruz:

1. Mevcut Excel ve Yetki Haritasının Çıkarılması (3 Gün): Kullandığınız çalışma kitaplarını, gizli sütunları, formülleri ve kimin hangi aşamada onay verdiğini inceleriz.
2. Veritabanı ve Web Grid Ekranının Kodlanması (1. - 2. Hafta): Excel görünümünü koruyan ama arka planda güvenli SQL ile çalışan web arayüzü kodlanır.
3. Onay Mekanizması ve Bildirim Entegrasyonu (3. Hafta): E-posta, Teams ve SMS bildirimleriyle çalışan kademeli onay motoru devreye alınır.
4. ERP Entegrasyonu ve Canlıya Geçiş (4. Hafta): Onaylanan verilerin Logo, Mikro veya SAP'ye doğrudan aktarımı sağlanır; kullanıcı testlerinin ardından sistem canlıya alınır.